精选同学聚会策划方案汇编7篇
为了确保事情或工作有效开展，我们需要提前开始方案制定工作，方案是书面计划，具有内容条理清楚、步骤清晰的特点。那么应当如何制定方案呢？以下是小编精心整理的同学聚会策划方案8篇，仅供参考，大家一起来看看吧。
同学聚会策划方案 篇1
六年前，我们带着幼稚，满怀着憧憬，为了美好的明天，从各个角落走到了一起，留下了我们不能忘却的人生足迹，我们获得了成长，培育了友谊，又信步走向四面八方，今天，五年的分别，五年的牵念，使我们再次相约聚会。
为了让同学们兴致而来，满意而归，为了保障同学聚会有条不紊，为了让同学们能够在短短的三天时间里，尽情的回味曾经的点点滴滴，分享五年来的人生，展望未来而遥相呼应，特制定本活动方案。
一 组织分工
成立“同学聚会筹备委员会”全面系统地负责活动方案的制定、准备以及聚会的组织，指挥联络和接待工作
会长：xx
副会长：xx
筹备委员会下设五个小组：
1 协调组：由xx任组长，全面负责同学聚会筹备组织工作，负责筹备小组成员之间的联络与信息沟通;负责聚会活动的指挥协调
2 生活组：由xx任组长，负责接待，住宿，饮食，会场和租车等事宜。财务组给予配合。
3 联络组：由xx任组长，负责汇总同学个人联系方式，联系通信录的印刷，发放，负责同学的联络工作。
4 财务组：由xx任组长，负责经费收支，并协助生活组做好工作。
5 摄像组：由xx任组长、xx任副组长，负责照相等事宜，有照相机的同学请给予配合20xx年初中同学聚会策划方案20xx年初中同学聚会策划方案。
二 活动安排
本次聚会活动既以密切的联系，增进感情为原则，坚持统一组织，有分有合的活动方式，畅想五年风雨，共叙离别之情，回忆往昔，张扬个性，以备在水一方，常相念，遥相祝，心录互动，共同打拼属于我们自己的天下。
(1)聚会地点：永兴，郴州
(2)参加人员：所有能联系的同学
(3)时间安排：20xx年1月29日至20xx年1月31日。(农历12月26至12月28日)
三 经费筹措
同学聚会本着取之于同学用之同学的原则进行筹措，根据预算，同学聚会过程中每位同学人均支出需要360元。主要用于：(1)聚会期间的住宿，餐饮和宴会;(2)合影，冲洗相片方面的费用;(3)活动期间的交通费用;(4)其它费用等。
筹备委员会希望经济条件较好的同学能够从经济上大力支持本次同学聚会，也希望经济条件有难处的同学，要量力而行，五年见一面，清茶淡水也是情。
四 具体要求
1 按照聚会日程安排，统一进行活动，服从会长和副会长的领导。
2 生活组要安排好同学的食宿，活动场地及相片的冲洗，等各项工作。
3 联络组要配合生活组搞好同学相关情况搜集，汇总
同时，搞好各组和同学之间的沟通联系20xx年初中同学聚会策划方案作文。
4 财务组要按AA制的原则，向男生每人收取400元，女生每人收取200元的活动经费(带伴侣的另加100元)。并认真搞好预算和决算，最后向全体同学报告，多退少补。
5 摄像组要对整个活动拍照，录像，最后交到生活组冲洗相片，发放给每位同学。
6 每位同学都要讲团结，讲风格，互相体谅，避免斤斤计较，力争经过大家的努力，把这次聚会办成一次团结，活泼，热烈，融洽的盛会，留下一个美好的回忆。
同学聚会策划方案 篇2
为了继续增进同学之间的了解和友谊，加强同学之间的沟通，重温中专三年的友谊，让同学们在短短的聚会中牵手诉说当年友情，现根据同学们的提议，决定与20xx年10月1日2日举行金三同学聚会，现实施方案如下：
一.活动目的
此次聚会，是我们中专毕业至今的首次同学聚会。活动的目的是给大家提供一个叙旧的机会，通过参加此次活动，联络昔日的感情，增加班级的凝聚力，强化老同学间的实质性联系，为以后同学间的联系做铺垫，以现在的心态重拾当年的友情，相信一定是一种全新的感受。
二．活动内容
(一) 超市购物、看杨老师、参观校园、聚餐；
(二)唱歌，进一步深入交流，会唱歌的为此次活动高歌，不喜欢唱歌的做个忠实听众并与其他同学积极交流。（待定）
（三）在广场游玩，聊天。
（四）2号上午去植物园野餐或是自助烧烤，下午自由活动
三．活动具体安排
集中地点：大富源超市门口（石金华家）。客运中心乘37路，52路 58路 滨河公园下车，火车站乘4路市委东院下车，27路滨河公园下车。
集中时间：10月1日上午10：00---11：00（路远的同学下午到后发信息给吴或是石，接。）
所有同学到集合地点后在通讯记录表上签到,并上交费用给石头。（费用初步定在300元。）
1、集中之后自由活动。
2、中午到的人多就出去吃刀削面，人少，就地在石金华家包饺子，重温当年过节的时刻。（石金华家地儿小，人要多的话怕盛不下，大家见谅）
3、下午去超市购物，买第二天去野餐的物品。人到的差不多后，大家一起去看杨老师，并请杨老师一起参加晚上的聚餐。大家一起坐车也好，走路也好到学校参观，后回旅馆。（学校对过新刚招待所）
4、晚上聚餐开始，所有同学聚集在一起，以吃饭的形式集体会面，聚餐期间，席间，同学们可以彼此叙旧。席间，有相机的同学负责照相工作，记录我们相聚的快乐时刻。
5、聚餐完毕，大家可以一起制定下一次聚会的有关事宜，然后集体去KTV唱歌或是军校广场游玩聊天。
6、晚上都回招待所，聊个通宵。（视情况而定）
7、2号上午坐车去植物园，带好提前购买的野餐物品，中午在植物园草地野餐，下午自由活动。
四.本次活动经费主要用途：
A、住宿 B、聚餐（晚餐以及第二天的野餐）；C、KTV；D、看杨老师 E、其它费用。
经费来源：参与者缴交。聚会后，费用支出情况由石头统计后在大家面前公开。（或是事后在群里公布）多余的费用平均退回。
这只是个大概的活动意向，请同学们看后共同研究决定，有更好的活动提议，请积极提出，希望我们的聚会能办的让大家开心。两天的时光能让我们感觉出值得就好！希望大家群策群力，积极参与！
同学聚会策划方案 篇3
一、活动概况
1、活动主题：
本次同学会以“同窗四年情、友爱三十载”为活动主题。同学情深，师生情重。斗转星移，30载如流水，一去不复返。暮然回首，30年如落花，留满地芬芳。在同学们的积极倡议和热切期盼下，南京理工大学81-111、151班“相识卅年”同学聚会活动将于20xx年金秋时节在南京共同举办。此次同学聚会以纪念和拓展老同学之间的友情为第一宗旨;以增添和提升旧同窗之间的凝聚力为第一目标;以汇集和交流五湖四海的人生感悟为第一心愿;以凝聚和分享重逢的幸福和喜悦为共同诉求。
2、活动时间：20xx年10月3日—10月4日，活动周期为2天。
3、活动地点：南京（华园宾馆、母校及周边）
4、活动参加人员：南理工81-111、151班全体同学（共计约70人）
5、活动主办方及承办方：主办方：“相识卅年”同学聚会筹备组;
二、聚会活动安排
【10月3日】
“畅叙友情、分享祝福”——欢迎见面会（有校、院领导及部分老师参加）
A、时间：：8：50宾馆门口集合，步行前往南京理工大学工会俱乐部;9：00—11：30 在学校召开欢迎会。
B、地点：南京理工大学工会俱乐部
C、流程及内容：
1）主持人（同学推荐）介绍到场老师、嘉宾、领导及此次聚会的同学到场情况（可请各班班长进行点名，同学们分别起立答“到” 活跃气氛）。
2）宣布有四位同学离世，现场同学和老师为他们举行默哀仪式，屏幕上播放四位同学的照片，悼念四位离开人世的同学。
3）主持人邀请校领导、老师发言。女同学给老师献花。
4）主持人邀请所有老师、同学上台在背景板上签名留念。
5）学校大门口合影拍照留念，结束后有事的领导可先离场。
更换主持人，主持后面的议程：
6）同学发言。未参加20年聚会的同学优先发言，介绍自己这些年的情况变化。
7） 播放老照片视频。让大家看看当年的自己，让所有在场的老师、同学看看今昔对比。
再续师恩情——午宴
A、时间：12：00—14：00
B、地点：华园宾馆宴会厅
C、内容：午宴过程中同学们向老师敬酒，同学们互相敬酒。若酒店有音响设备，可播放一些背景音乐。
校园游
14：30—16：00 参观校园（主楼、图书馆、宿舍、冶苑、兵器校史馆等地）摄影摄像人员跟拍，同时在合适的地点拍摄大合影、小合影。
举行81-111、151纪念树揭牌仪式。
16：00—17：00 车游母校周边地区，看看周边地区的发展变化，参观中山陵，体验六朝古都的魅力。
主题晚宴
17：00—17：30 乘车前往白鹭洲公园水街（正式晚宴安排于秦淮河畔，可夜赏秦淮美景的地方）
18：00—20：00 主题晚宴开始（忆往昔同窗数载书生意气，看今朝欢聚一堂各路精英） 20：00—21：00 夜游秦淮河，游览秦淮胜景，感受江南夜景，体验六朝古都十里秦淮的秀美景色。
【10月4日】
8：30 准备集合，前往南京理工大学工会俱乐部
8：30—9：30 互动专题讲座与交流，邀请部分同学介绍自己工作领域最新状况与发展趋势。
9：40—10：30通过“回到从前” 互动游戏加深对彼此的感情，调节气氛。 备选活动： 活动一：猜猜我是谁——主持人邀请一名同学上台抽一张纸条，纸条上写有另外一名同学的名字，被邀请的同学要说出纸条上同学的一些特征（可以是外貌特征，习惯用语，习惯动作，等等）让场下的同学猜到底是谁。
活动二：默契大考验——主持人邀请两位同学上台，一位同学看主持人给的词语（成语），另外一个同学根据看到词语同学的表演来猜出该词语，表演的同学不可说出答案里面含有的字。
活动三：心愿纸条——每一位同学写一张关于现场同学能够帮自己实现的心愿纸条，交给主持人，主持人抽取其中5个读出来，另外一个人要帮他实现愿望哦。
10：50—11：30 乒乓球对抗赛：各班分两队，每队12-15人，两两同时打对抗，每人打一局，一局11分制，胜者给本班加一分，再换另一组队员上场，两队人数全部打完，得分多的班胜，败的班级晚上每人多奖一杯酒。可以用奖品计分。
11：30—12：30 忆苦思甜，体验学生餐，回忆自己就读南理工的往事，浓浓的氛围烘托出大家追忆的气氛。
13：30 门口集合，前往KTV。
14：00—18：00 在KTV举行K歌之王抢麦时间。当年的麦霸重出江湖，是否能再掀起新一轮“歌坛霸主争夺战”呢？
18：00—20：00 告别晚宴，大家难分难舍，时间如流水，看得见，抓不住，最美好的见面已经快要过去，最难忘的分别即将来临。晚宴大家互诉衷肠。
5、横幅内容：
华园宾馆宴会厅：是朋是友，相伴昔日;有缘有份，欢聚今朝—南理工81-111、151班再续同学情！
同学聚会策划方案 篇4
一、组织分工
成立“九八中文班同学聚会筹备委员会”,全面、系统地负责活动方案的制订、准备,以及聚会的组织、指挥、联络和接待工作。
会长:
副会长:
筹备委员会下拟设六个小组：
协调组：由xx同学任组长，组员：xxx，全面负责同学聚会筹备组织工作;负责筹备小组成员间的联络与信息沟通;负责聚会活动的指挥协调。
生活组：由zz同学任组长，组员：xx，负责接待、住宿、饮食、会场、租车等事宜，需要人员可以随时调遣。财务组配合。
文艺组：由xx同学任组长，组员：xxx，负责晚上活动的文艺节目策划。
联络组：由xx同学任组长，组员：xx，负责汇总同学个人联系方式、联系通信录的印刷、发放;负责同学的联络工作。
财务组：由xx同学任组长，组员：xxx，负责经费收支，并协助生活组做好工作。
摄像组：由xx同学任组长，组员：xxx，负责照相、录像等事宜，有照相机和摄像机的同学请给予配合。
二、活动安排
本次聚会活动既以密切联系、增进感情为原则，坚持统一组织、有分有合的活动方式，畅想10年风雨，共叙离别之情，回忆往昔，张扬个性，以备在水一方，常相念、遥相祝，心灵互动，共同打拼属于我们自己的天下。
(1)聚会地点：暂定冷水滩或零陵
(2)参加人员：九八中文班能够抽身参加的同学。(是否邀请老师参加,可由大家决定。)
注：本次聚会不允许同学带亲朋好友参加!谢谢合作!
(3)时间安排：
暂拟四个时间段，由大家讨论决定。
春节期间、五一期间、暑假期间、十一期间。
三、经费筹措
同学聚会本着取之于同学用之于同学的原则进行筹措。根据预算,同学聚会过程中每位同学人均支出需要100元。主要用于：
(1)聚会期间的住宿、餐饮和宴会;
(2)活动期间交通的费用;
(3)其它费用等。
筹备委员会希望经济条件较好的同学能够从经济上大力支持本次同学聚会。也希望经济条件有难处的同学，要量力而行，十年见一面，清茶淡水也是情。
四、具体要求
1、按照聚会日程安排，统一进行活动。服从会长和副会长的领导。
2、生活组负责安排好同学的食宿、活动场地及聚会场所布置以及同学录的印制等项工作。
3、文艺组要安排好聚会活动。尤其要组织好文艺晚会，内容要丰富，活动要多样。
4、联络组要配合生活组搞好同学相关情况搜集、汇总，形成同学录。同时，搞好各组和同学之间的沟通联系。
5、财务组要按照AA制的原则，向每人收取100元的活动经费。并认真搞好预算和决算，最后向全体同学报告，多退少补。
6、摄像组要对整个活动全程录相、拍照，最后上传到空间，以便每位同学下载。
7、每位同学都要讲团结，讲风格，互谅互让，避免斤斤计较，力争经过我们大家的努力，把这次聚会办成一次团结、活泼、热烈、融洽的盛会，留下一个美好的回忆。
同学聚会策划方案 篇5
1、聚会时间地点：安排在(大年初七)20xx年2月16日早上8点半东站集合 星期六 共1天 先到的童鞋可以得到纪念品一份，数量有限，先到先得哦。同样迟到 呵呵呵我就不说什么了我相信群众的力量你会。。。。。
聚会地点：x具体待定
2、组委会人员职责分工：
策划/宣传组：王x
总财务组:刘x
负责经费收支、王x(买啤酒，饮料 奖品) 监督，预算组：张x 侯x 张x
负责聚会人员7组长：第1组长袁x，：第2组长 徐x ，第3：组长崔x，第4组长汪洋，第5组长张x 第6组长林x， 第7组长徐x(希望召集负责人切实旅行自己的职责，无论采取什么手段，一切以你负责的人全部到位为目标)
注：工作人员均为义务工作，毫无一分收入;如有疑问，敬请指正
三、聚会要求:
1、为了避免相见不相识，要求大家参加聚会前将毕业照多看几遍，直到能认出所有同学为止。如果相片已丢失或是有几个实在是叫不出名字，可以来电来函向组委会索取或咨询。
2、毕业后体重增加了30%以上或头发减少长长了30%以上者，请致电组委会备案，并在第一时间内寄近照90张。
3为了能够无拘无束、玩得尽兴，原则上不赞成大家带“家属”来;个别同学的“家属”恰好是本班同学的，经组委会同意，可以特批。
4聚会当天收取活动经费，每人100元多退少补 过年嘛大家都有钱哈真没钱我给压岁钱给你1元想必你也不好意思要哈所以我就不给了哈(负责人：交给刘继伟)
由于聚会酒店需要提前7 ，8天预约包厢，酒店，否则预约不到;每桌酒席都将付预定费用;再此期间我们将暂时垫付，由于人数、桌数都已经基本确定完毕，希望各位同学报名了就不能随便退出，否则我们将无法统计正确人数，(比如：预定5桌只剩下3桌人数，所损失费用我们将无法承担)，希望大家报了名了就必须前来参加，不要违约、失约!谢谢大家
四 行程安排
其实很多人有一个共识，每年至少有一次难得的(这里指一年内很少有机会相聚的朋友之间)朋友聚会，但每次都像是凑个人数，有时候甚至都懒得去，而且就算去了，也只是一直玩得好的几个朋友聊上几句，跟其他人的感情并不见增进。所以特此经过17班组织委一致决定将在聚会时开展以下活动请同学们积极配合!促进感情!注意你是17班的人不是17班的人数!
1.重回南中，体验当年上学的感觉
2.每个人写一句想对一个人说的话，写下那个人名字，不写自己名字，让大家猜(在教室进行)每个人写好带来，除非你对我们无语
3.事先准备一些纸片，上面写好各种物体，。然后让每个人分别抽一个，不要让别人知道。然后分别表演，不能说话，让别人猜猜看是什么。(在教室进行)
4.在会场中间拉很多绳子,然后选一些人让他们不能碰绳子穿过去，然后这些人的眼睛蒙住眼睛 后面我把它和谐掉了这保密
5.三人四足走
游戏方法：每班选6人(2女1男分2组)参加，两地相距30米。用时最少的组获胜。获胜有奖
器材准备：绑腿绳子数根
6. 袋鼠夹球
比赛方法：每队由5名队员组成，分立于场地两端，
每个队员用双腿夹住球(排球)，然后以跳跃方式前进到达终点(25米)，然后将球传给下一名队员，依次接力，至最后一名队员完成，以时间计分
7.两人夹气球接力跑(头部或胸部、背部等)。
8.事先准备一些纸片，上面写好各种物体，。然后让每个人分别抽一个，不要让别人知道。然后分别表演，不能说话，让别人猜猜看是什么。(在教室进行)
9.一个桌子两头，分别竖直拜上3个碗，碗里分别装1/3的面粉，分别在靠桌边的两个碗里各放一个乒乓球，然后两边各站一个人，看谁先把乒乓球吹到第三个碗里谁就算赢。
这个游戏很能调节气氛，也很整人哦。(在吃饭前)
10.游戏规则:游戏开始表演的一组两人先要面对面(一人为表演动策划,一人为猜测者),然后由主持人会把要表演的成语或词语写在一张纸上,让表演动作者做给猜测者看,当表演者表演完,猜测者能猜出表演者所做动作的成语或词语时,就算过关.(注意：动作者可以用语言来解释，但不能说出动作中的字)(左右为难、无孔不入、)。(视情况而定)
11.吃饭(饭前一支歌，“我的好兄弟”)饭桌游戏不准说“你”“我”喝” .跳3 等
12.发20xx届高三(17)班基本信息情况表
13. KTV (这可以不去我就去溜冰哈 ,不知道有没有人去，其他人也可以去LOL)
五人员，你们就别伤我了埃我声明，以下几种情况不能出现埃
1、给你打电话，说不确定埃可能去可能不去! 你想为难死我啊
2、说去，可是到时候不去了。这样的行为会遭到鄙视的埃
3、说不去，问你为啥，有啥事，你说你要在家打扫卫生，带弟弟。我不说什么了。
4、去了，看到某前任男/女友，或尴尬的人，心里不爽又走了
5.你说“我妈不让我出去，说遇到坏人怎么办”坚信坏人看到你也会变成好人的。好吧，就先写这几条，违者枪毙。
其余的事情，待我们商量后决定。好吧，先到这，我下次再说~~~在这说一声，我其实很想大家的，希望大家都能去。聚会不容易 我组织更不容易，我要你得把它做一个放在首位的`行程安排!你懂的!不要那么淘气!
六、聚会后续事
1、拍照的合影请大家上传 群共享空间，以供下载。
2、在聚会当晚/空间公布聚会开支，这项工作将由张瑞负责公布。
3、相关的其它事宜将在群里公布和通知。
七、费用开支预算：
由于目前具体人数还在统计中，无法正确统计费用开支预算，开支预算方案仍在策划中，相关的开支预算暂按60人计算，具体金额开支在聚会当天晚上向全体同学进行详细公布，请各位同学放心!，实际以当天聚会为准。
八、聚会晚宴总结:
祝贺本次聚会取得圆满成功;希望大家喝得开心、吃得舒心、谈得尽兴，谢谢各位同学!
特别感谢：xx感谢你们的功劳 你们讲要辛苦了
同学聚会策划方案 篇6
开场白：
二十载相思意，八六届同窗情。尊敬的范老师、韩老师，亲爱的同学们，弹指一挥，我们从少华街小学毕业已经二十年了，从懵懂的少年到成熟的中年，我们在各自求学、求职的道路上默默追求着，不同的经历，不同的生活，不变的是彼此浓浓的深情。不论走的多远，飞的多高，我们心中，一直有一个永远眷恋的地方，那是我们心灵的港湾，精神的家园——少华街小学一九八六届六《四》班。
歌曲：《年轻的朋友来相会》
二十年，祖国腾飞日新月异；
二十年，少年奋斗事业有成。
当我们再相聚，心头洋溢着重逢的喜悦，更涌荡着收获的幸福。就让我们重温那一段难忘岁月，回忆年少时多彩生活。
二、韩老师讲话。
三、学生代表赵贝贝（大白兔）致辞。
童年生活充满欢乐，今天见面，大家都在搜寻着往日的记忆。印象最深的是儿时的绰号。现在，有奖问答！谁记得当年的大白兔是哪位同学？
（抢答）
四、范老师点名、讲话。
忆往昔，峥嵘岁月；看今朝，意气风发。谢谢当年可爱的大白兔，如今美丽的赵博士表达了我们的心声。遥想快乐的小学生活，有一个身影我们最熟悉，有一个笑容我们最喜欢，有一双眼神我们最敬畏，有一颗爱心我们最依恋。让我们用最热烈的掌声有请敬爱的范——老——师！
五、全体起立，向老师鞠躬。
同学代表再次献花，代表全体同学叫一声“妈妈”。和两位老师拥抱。
六、集体合影
同学聚会策划方案 篇7
同学会是大家联络感情、回忆青春的重要途径，但组织一场精彩的同学会也并非易事。老友汇同学聚会服务团队根据成熟的办会经验，特编写此篇《同学会筹备指南》，来协助组织者有条不紊地组织筹划一场难忘的同学聚会。
1. 成立同学会筹备委员会
同学会筹委会是聚会的组织和决策中心，一个称职的、分工合理的筹委会能使筹备进程事半功倍。筹委会通常由班干部、活跃分子或是班里有威望的同学组成。由于一场同学会参与人数较多，若事事集体决策则不仅耗费大量时间精力，严重拖慢进程，而且容易动摇军心。因此老友汇建议，筹办阶段实行筹委会民主集中制，即在大的方向性决策方面，适当参考大家建议，而有关同学会活动的各处细节，则由筹委会代为决策。
同学会的筹备工作分为3类，筹委会可参考进行分工：
1) 决策工作，负责活动策划与设计的拿捏审核，与老友汇策划师的联系沟通，敲定服务项目、活动方案、各类设计稿件等等。
2) 联系工作，负责联系同学，统计到场人数，传达活动相关信息。
3) 财务管理工作，负责同学报名费的收集以及活动各项费用的账务管理，包括活动开销的签单埋单。
2. 确定同学会时间和地点
同学会时间和地点的确定需要在全班人讨论的基础上由筹委会最终决定。由于一场同学会筹备期较长，同学们确定自己行程以及参加意向的过程也会有一定的反复，所以筹备期间筹委会人员需要就聚会时间、地点等细节问题多次征求大家的意见再最终确定。老友汇建议至少确定2个及以上的备选时间和地点，方便在筹备期间出现问题时做出调整，减少重新联系同学修改时间地点的过程。
3. 关于预算
筹委会小组根据自身的预算设想选择服务项目;若筹委会自身无法确定预算情况，可向老友汇提出大概的聚会设想和需要的服务项目，由老友汇做出初步预算表，筹委会在此基础上确定预算。每位同学的参会费可稍稍高于预算的平均数，以便于突发情况的应急。会费最终会根据活动总费用情况实报实销，多还少补。
在大致预算确定后，筹委会人员便可通知同学们陆续交纳会费,老友汇建议筹委会小组设立一个公共账户，通知同学们提前将会费打入账户，供前期筹备工作的开展，同时也免去活动当天的缴费繁琐环节。此外，同学会的账务信息应秉持透明公开原则制作账务清单，在整场活动结束后向同学们公布。
4. 关于同学会场地的预订
老友汇将根据客户对同学会的构想和要求推荐适合本次聚会的酒店，并协定定金、住宿、餐饮、会场等服务的团队价格，供筹委会参考;若筹委会已确定活动场地，则需提供场地接洽人的联系方式，老友汇会务组将实地考核该会场是否合适办会;若会场合适，老友汇会务组将直接与场地负责人沟通筹办事宜。
为了避免不必要的误会，减少三方沟通信息传递失真，老友汇会务组只负责勘察布置场地、信息传达、协调沟通等事宜。关于老友汇报价单以外的消费(酒店定金、房间、餐饮、会场租用等)原则上均由客户直接与服务商签单结算。
5. 关于家属携带问题
同学会是以老同学叙旧回忆为主题的聚会，老友汇根据丰富的办会经验建议同学们避免携带家属出席：
1) 不建议携带爱人出席，爱人的出席在一定程度上会让同学交流有所受限，同时因为这是同学间的聚会，爱人自身也会有一定的无所适从感，因此不建议爱人出席同学会。
2) 不建议携带小孩出席，小孩由于其年龄原因，需要家长的照看，这让参会同学有一定的束缚感，无法全身心地投入到同学聚会当中;同时孩子也会在一定程度上成为聚会现场的不安定因素，干扰聚会活动的顺利进行，因此不建议同学携带孩子出席。
6. 避免炫富情况的出现
为了同学会活动保持融洽轻松的氛围，为了防止同学会“变味”成同学竞相炫富的平台，老友汇建议筹委会人员在通知同学参会时强调参会同学尽量避免携带名包、名表、名贵首饰等出席，避免驾驶豪车到场。
