接待方案及流程【详细】

日期:2019-10-19

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接待方案及流程【详细】

  【导语】接待工作是指各种组织在公务活动中对来访者所进行的迎送、招待、接谈、联系、咨询等辅助管理活动。以下是策划书网整理的接待方案及流程,欢迎参考!

  篇一

  为确保各项会议接待工作的顺利进行,特制定会议方案如下:

  一、会议主题:

  待定

  二、会议时间:

  20xx年x月x日至20xx年x月x日

  三、会议地点:

  xxx酒店。

  四、环境布置

  (一)会场外区域布置

  酒店外围环境:灯杆棋画面、LED屏宣传、灯箱画面、空飘。

  (二)会场内主要区域布置

  1、机场、火车站相关内容横幅、接机牌及鲜花。

  2、下榻酒店(酒店大堂、入住房间、会议室、用餐餐厅)布置主题喷绘、水牌、导示牌、桌签、插花及横幅。

  五、会议内容

  第一板块会议

  (一)会议时间:20xx年x月x日、x日、x日

  (二)会议地点:待定(200人会议厅)

  (三)会议内容:待定

  (四)会议布置:1)课桌摆放:围桌式或者课桌式摆放

  2)会议鲜花:讲台花、胸花、桌花

  3)会议用品:白纸、签字笔、茶杯、纸巾

  4)会场氛围:水牌制作、背景喷绘画面(x日、x日)无线麦若干、背景音乐、X展架

  (五)会后合影:时间:在会议结束前,告知大家不要急于离场,按序下楼,在指定地点合影留念。

  地点:凯宾斯基酒店外的阶梯上(阶梯取代椅子)

  可以给领导安排座椅,座椅上有贴领导的名字,可以对号入座。

  第二板块晚宴

  (一)晚宴时间:20xx年x月x日晚(具体时间待定)

  (二)晚宴地点:餐厅待定

  (三)晚宴方式:围桌形式或者自助餐形式

  (四)晚宴布置:室外:空飘(8个)(空飘内容:)、悬挂彩旗、灯笼若干、大型喷绘展板(酒店外及圆形大厅内)。

  室内:舞台搭建、舞台背景喷绘画面、舞台装饰、冷焰安装、灯光音响、特效。

  餐桌布置:餐桌桌花、台签(晚宴安排内容介绍)

  第三板块会议接待

  (一)工作内容

  1、会议流程策划;

  2、编撰、印刷会议接待手册;

  3、机场、火车站等埠提供窗口接送机服务;

  4、会议前期报名的接待、物品分发等;

  6、协助酒店住宿、餐食服务等工作;

  7、提供会议期间车辆的调配、服务工作;

  8、提供机(车)票的订购服务工作;

  9、提供专业接待人员服务工作;

  10、根据需要,提供其他公务活动服务工作;

  11、提供物流、土特产品代购等其他服务工作;

  (二)组织机构及职责

  1、综合协调组工作职责:

  (1)负责总体接待方案的制定等文件编制工作;

  (2)负责与会代表团信息收集、整理等对外联系工作;

  (3)负责与组委会内部的全面对接工作;

  (4)负责落实省市、组委会领导的接机(车)安排;

  (5)负责组织、牵头一切有关接待工作的参与人员沟通、协调工作;

  (6)负责接待服务手册的编制工作;2、接待服务组

  工作职责:

  (1)负责嘉宾的接机工作,配有专业的大唐礼宾队员手捧鲜花接机。

  (2)负责对外具体联系落实与会代表的`初步行程、人数、往返时间、与会具体意向;

  (3)负责为与会代表提供接待服务人员、住宿、餐饮、交通、内部会议组织、考察游览、物流等其他会议服务;

  (4)根据嘉宾的实际情况,具体提供接送机、车站安排;酒店房间安排;参加会议活动的详尽日程安排;嘉宾的其他公务活动和三餐的具体安排;会议期间车辆的调配、机(车)票的订购;接待服务人员的组织领导;

  (5)负责协助嘉宾入住酒店之前的登记。(在接到嘉宾后,将事先准备好的房间钥匙登记名称后,交给入住嘉宾,并送嘉宾进入房间,房间内布置鲜花、茶歇、会议流程等)

  (6)负责会同综合协调组完成接待服务手册的编制工作;

  3、服务保障组

  工作职责:

  (1)负责接待服务组的有关活动安排,如:会议现场拍照、会前投影仪调试、检查对方资料(PPT)是否统一拷贝、播放是否正常、速记安排、会议位置安排。

  (2)负责本组工作人员的一切后勤保障工作。

  第四板块会后考察

  一、会后考察:

  1、如果会议结束后,该会组委会有安排会议考察,请提前确认人数和线路。我们会将出发时间、乘车地点及线路安排发放到每位嘉宾手里。

  2、如果会后考察属于自愿报名,酒店大厅将设有会后考察线路报名咨询点。(费用自理)

  二、当地游览服务(20人或以上/车)(淡季报价)

  1、东线一日游:兵马俑,华清池,城墙,午餐价格:298/人;2、西线一日游:乾陵,永泰,法门寺文化景区午餐价格:380/人;3、市内一日游:城墙,碑林,大雁塔,午餐价格:210/人;以上报价包含门票、车费、导游服务费及30元标准中餐一次4、东线二日游:兵马俑,华清池,华山,3正1早,华山3住宿,缆车上下价格:780/人5、北线二日游:黄帝陵,壶口瀑布,延安宝塔山,纪念馆,枣园,杨家岭,3正1早,延安三宾馆住宿价格:958人

  以上报价包含门票、车费、导游服务费及三酒店住宿一晚30元标准正餐三次,20元标准早餐一次。

  二、其他服务:

  如果您还有其他服务需要帮忙,我们将为您提供更好的服务。1、专业礼仪接待:按照规格提供专业礼仪或者大唐礼宾卫队员。2、可提供代订餐饮3、订票服务:将提前收集各位参会嘉宾的返程信息,做以记录后,将机票定好后,通知各位订票嘉宾,告知可持身份证直接随送机人员前往机场。接送机收费标准。

  备注:会根据客户航班到达时间进行统筹接机安排

  篇二

  为了接待XXXX年X月X日,XXXXXXX一行到公司参观,为确保本次活动有序开展,特制定如下接待方案:

  1.接待时间:

  20xx-07-0414:00--20xx-07-0510:00

  二、接待地点:

  XXXX、XXXX、

  三、接待对象:

  XXXXXXXXX

  四、参观路线及时间表:

  20xx-07-0414:00派车到XXXX→15:00工厂参观→16:00离开XX前往XX→16:30XXXXX→16:10XXXX沙盘讲解→16:25XXXXX参观→17:00离开XX→17:30XXXX假日酒店→17:35酒店会议室(项目讲解与政策沟通)→18:00酒店晚宴→18:30休息→次日9:00送离XX,欢送

  五、接待前准备工作安排:

  1.成立接待小组

  组长:XXX(董事长)

  副组长:XXX(总经理)、XXX(副总经理)、XXX(总监)

  成员:XXX、XXX、XXX

  参观团到其部门,由部门总监负责陪同讲解。

  2.职责

  2.1.XXXX

  2.1.1XX行政部(XXX):

  2.1.1.1负责现场清洁、秩序的维护及车辆规范停放。

  A、在大门设置两名形象保安。

  B、在行政大楼LED更改欢迎字幕:热烈欢迎XXXXXXXXXXX贵宾莅临参观考察

  2.1.1.2XX厂(负责人:XXXX):

  A、负责现场的清洁卫生

  B、负责现场的工作秩序

  C、负责参观路线

  D、负责现场的讲解

  2.1.1.3XXXXX(负责人:XXX):

  A、负责现场的清洁卫生

  B、负责现场的工作秩序

  C、负责参观路线

  D、负责现场的讲解

  2.2.XXXX

  2.2.1政部人事部(负责人:XX)

  2.1.1.1保洁(负责人:XXX):

  A保洁于X日下午开始对XXXX外进行清扫,尤其是地面的顽迹。

  B4日早上8:00上班,再次打扫确保XXXX外围,XX周围清洁卫生。

  CXXXX室内清洁,洗手池外无水渍,卫生间无异味,纸巾完备。

  DXXX室内及外围清洁,无白色垃圾。

  2.1.1.2保安(负责:XXX)

  A保安于XXX(区域)安排两人、XXXX正门外两人、XXX正门外【XXX】、XXX【XXX】石凳外设置太阳伞。安排四名形象保安穿保安工作装,戴白手套。形象保安于4日14:30分到位。

  B4日早7:30XXXX路口安排一名保安,放置锥形桶,禁止一切车辆进入XXXX外围。在参观领导到来之前,打开通道,并行礼。车辆过后,再将锥形桶复原,禁止非参观车辆进入XXXX外围。

  C4日下午14:30其他三名形象保安到指定位置,立军姿待命。

  D4日下午14:45XXX外保安将石凳搬开,打开一个通道,让参观车辆通行。其余时间,禁止其他车辆进入。

  E4日保安加强巡逻,防止一切车辆进入XXX、XXX间的广场停放。

  F【XXX】负责外围车辆停放秩序、客人考察参观期间,在XXXX及XXX正大门安排形象保安。尤其是要位置好当天机动车停放秩序,接待前30分钟在XXX及XXXX安排形象保安。

  2.1.1.3【XXX】负责所有设备正常运转,完成时间4号上午12:00.

  2.1.1.4信息中心【XXX】负责XXXLED显示屏欢迎词的更换,内容为:XXXXXXXX欢迎您光临。

  2.1.1.5XXX负责车辆的安排;

  A7月4日下午2点派4辆依维柯及2辆商务车到XXX接待客人。并按参观流程,负责全程的接送工作。

  B依维柯上准备视频资料(播放公司宣传片)。

  C、每辆车上准备2件水。

  2.2.2招商部(负责人:XXX)

  2.2.2.1XXX负责XXXX的现场维护及秩序。

  2.2.2.2协调沙盘人员进行沙盘的讲解.

  2.2.2.3负责酒店会场现场氛围的布置。(会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置,LED欢迎词的拟定,会场内适当的轻松盆景盆花.桌面上摆放矿泉水,摆放美观统一.

  2.2.2.4坐席上摆放参会者的姓名水牌.

  2.2.2.5物料准备:精美签到布1件,签到指示牌1个,宣传资料,招商手册、手提袋各73份,矿泉水20件,黑色中性笔2盒,会议结束后,每人发放一份宣传资料.

  2.2.2.5人员分工:签到人员:XXX,引领人员:XX,主持人:XX

  2.2.2.6具体操作过程:

  沙盘讲解,讲解人XX-----从XXXX统一接参会者到达下榻酒店会场----参会者依次签到------XX引领已签到人员至会场就座----主持人XX暖场,X总致欢迎词并介绍XXXXXX整体规划-----主持人介绍XXX上台讲话------主持人XXX做会议总结、结束词-------公司安排车辆统一送参会者离场。

  2.2.3XX部(负责人:XXX)

  2.2.3.1负责现场秩序维护及管理。

  2.2.3.2负责参加路线的确定及讲解。

  2.2.3.3准备矿泉水。

  2.2.3.4负责现场导购及灯光的处理。

  2.2.4XX部(负责人:XXX)

  2.2.4.1负责全程摄影拍照。

  2.2.4.2负责全程串词及发言稿的拟定

  1.由行政人事部【XX】、【XXX】和【XXX】,在7月4日下午14:00对整个接待现场进行最终检查。

  2.陪同人员在7月4日14:45,在XXXX大门口集合。

  七、总结:

  1.留下相关的联系方式。

  2.将本次接待影像保留档案部。

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